BENEFICIOS DE MANTENER CERTIFICACIÓN DE CONFORMIDAD CON LOS REQUISITOS DE LAS NORMAS INTERNACIONAL ISO 9001:2015

 

 

 

BENEFICIOS DE MANTENER CERTIFICACIÓN DE CONFORMIDAD CON LOS REQUISITOS DE LAS NORMAS INTERNACIONAL ISO 9001:2015

BENEFITS OF MAINTAINING CERTIFICATION OF CONFORMITY WITH THE REQUIREMENTS OF THE INTERNATIONAL STANDARDS ISO 9001: 2015

Enmilet Yoselyt Garcia Rivas

Fundación CIEPE

ciepecalidad@gmail.com

RESUMEN

El Gerente de hoy tiene que ser innovador dispuesto a crear nuevos paradigmas para permanecer en el tiempo y no sólo crearlos sino implementarlo, debe tener un nivel de conocimiento y competencias para brindar herramientas que permitan diseñar una organización orientada al logro de los resultados, para mejorar la calidad de sus procesos, bienes o servicios operando con niveles de eficiencia, eficacia y efectividad que permitan satisfacer las necesidades de los usuarios. Este tipo de organización debe estar sustentada en una plataforma integrada, donde exista participación de su personal tomando en cuenta los valores organizacionales.

En la actualidad las organizaciones se desenvuelven en un mundo cambiante y complejo, por lo que implementando un SGC, se coordinan los procesos, planifican los objetivos, se comunican las metas y se toman las acciones correctivas, que conlleven a la mejora continua. En tal sentido, la Norma ISO 9000 (2015, p.2) señala: Una organización orientada a la calidad promueve una cultura que da como resultados comportamientos, actitudes, actividades y procesos para proporcionar valor mediante el cumplimiento de las necesidades y expectativas y otras partes interesadas pertinentes. La calidad de los productos y servicios de una organización está determinada por la capacidad de satisfacer a los clientes, y por el impacto previsto y no previsto sobre las partes interesadas. La calidad incluye no solo su función y desempeño previsto, sino también su valor percibido y el beneficio para el cliente.

Es importante mencionar que la misión de la Organización internacional para la estandarización/ ISO, tiene como misión diseñar, desarrollar, promover y mantener normas comunes a nivel mundial. Fue fundado en Ginebra (Suiza), en 1948. El nombre de la Organización Internacional de normalización se debe a la palabra de origen Griego ISOS, que significa "igual“. ISO es el nombre que se utiliza alrededor del mundo para denotar la organización.

La norma tiene una estructura basada en el anexo SL, el cual es un documento publicado en el año 2012, que las normas tengan una estructura común (estructura de alto nivel HLS), con definiciones comunes, constituye el pilar actual de la normalización de los estándares de sistemas de gestión para lograr una estructura uniforme, un marco de sistemas de gestión genérico, que sea más fácil de manejar.

El Anexo SL marca la estructura y los capítulos de la norma definiendo la denominada Estructura de Alto Nivel (HSL), que se compone de:

Cláusula 1- Alcance: Es específico para cada disciplina, probablemente con algún texto idéntico. Definirá los resultados esperados de la norma del sistema de gestión.

Cláusula 2- Referencias normativas. Cada disciplina contendrá la normativa específica aplicable.

Cláusula 3-Términos y definiciones: estos conceptos constituyen una parte integral del texto común para las normas de sistemas de gestión.

Cláusula 4 - Contexto de la organización. La organización determinará las cuestiones que desea resolver, planteará cuáles son los impactos que genera y obtendrá los resultados esperados. Para ello este capítulo habla sobre la necesidad de comprender la organización y su contexto, comprender las necesidades y expectativas de las partes interesadas y determinar el ámbito de aplicación del sistema de gestión.

Cláusula 6-Planificación. Este punto incluye el carácter preventivo de los sistemas de gestión, trata los riesgos y oportunidades que enfrenta la organización. La planificación abordará qué, quién, cómo y cuándo, aunque no sea fácil de entender. Proporciona más facilidad de comprensión a la acción preventiva y correctiva.

Cláusula 7-Soporte. Habla de aspectos como recursos, competencia, conciencia, comunicación, trazabilidad de las mediciones, conocimiento de la organización, toma de conciencia o información documentada, que constituyen el soporte necesario para cumplir las metas de la organización.

Cláusula 8-Operación. Es la cláusula en la que la organización planifica y controla sus procesos interno y externos, los cambios que se produzcan y las consecuencias no deseadas de los mismos. Es la cláusula más corta pero la que cuenta con mayor disciplina.

Cláusula 9-Evaluación del desempeño. Habla de seguimiento, medición, análisis y evaluación, auditoría interna y revisión por la dirección. Es decir, esta cláusula define el momento de comprobar el rendimiento, de determinar qué, cómo y cuándo supervisar o medir algo.

En las auditorías internas, por su parte, obtenemos información sobre si el sistema de gestión se adapta a los requisitos de la organización y la norma se aplica eficazmente.

Cláusula 10-Mejora. Aborda las no conformidades, acciones correctivas y mejora continua. Los sistemas de gestión nos invitan a hacer cosas realmente para que el sistema sea una verdadera mejora. Es el momento de afrontar no conformidades y emprender acciones correctivas.

Es importante resaltar que la norma tiene presente en las clausulas el pensamiento basado en riesgo, lo cual no es algo nuevo relativamente, ya que los riesgo no es más que las acciones preventivas; sin embargo con este cambio en la norma se le da mayor importancia debido a que no solo la norma exige la descripción del riesgo sino la metodología para determinar la causa raíz y así poder mitigar, eliminar o transferir el riesgo, dependiendo de la gravedad y posibilidad del riesgo determinado la veracidad y el valor, para realizar una evaluación y determinar las acciones para realizar el seguimiento de cumplimiento de la eficacia.

El riesgo es algo que todos hacemos automáticamente por ejemplo:

Si deseo cruzar una calle, observo el tráfico antes de hacerlo. Yo no caminaré delante de un auto en movimiento.

El pensamiento basado en el riesgo ha estado siempre en ISO 9001, esta revisión lo estructura en el sistema de gestión completo. En ISO 9001:2015 el riesgo es considerado desde el principio y a lo largo de la norma, haciendo a la acción preventiva parte de la planificación estratégica, así como lo son la operación y la revisión.

Una pregunta interesante es por ejemplo ¿dónde se aborda el riesgo en ISO 9001:2015?

ISO 9001:2015 utiliza el pensamiento basado en riesgos para lograrlo de la siguiente manera:

-Cláusula 4 (contexto) La organización requiere determinar los riesgos que la pueden afectar.

-Cláusula 5 (liderazgo) La Alta Dirección requiere un compromiso para asegurar que se sigue la Cláusula 4.

-Cláusula 6 (planificación) La organización requiere tomar acciones para identificar riesgos y oportunidades.

-Cláusula 8 (operación) La organización requiere implementar procesos para abordar los riesgos y oportunidades.

-Cláusula 9 (evaluación del desempeño) se requiere que la organización realice seguimiento, mida, analice y evalúe los riesgos y oportunidades.

- Cláusula 10 (mejora) la organización requiere mejorar respondiendo a los cambios en el riesgo.

Entre las razones para Implantar un SGC bajo la ISO 9001:2015 estan:

• Incrementar la satisfacción del cliente, mediante procesos de mejora continua.

• Obtener un consenso en cuanto a las soluciones que puedan cumplir con las exigencias de la sociedad y del comercio, tanto para usuarios como para clientes.

• El Mejoramiento Interno

• Control y Desarrollo de Proveedores

• Disminución de Riesgos

• Requerimientos de usuarios y Legales

• Trabajo Planificado

Cabe destacar que en esa búsqueda constante de innovación en las organizaciones se implementan los sistemas de gestión de calidad bajo la metodología denominada planificar, hacer, verificar y actuar (PHVA) con un enfoque de pensamiento basado en riesgos, la cual permite a una organización determinar los factores que podrían causar que sus procesos y su sistema de gestión de calidad se desvíen de los resultados planificados; es por ello, que la norma ISO 9001:2015 adopta esa metodología la cual puede ser ser implementada en organizaciones públicas y privadas; ya que busca la calidad de los servicios prestados a través de la planificación y prevención de los riesgos que puedan afectar el cumplimiento de los objetivos y metas, determinando acciones pertinentes con sus responsables.

Es importante determinar los pasos para implementar un SGC, los cuales son:

1) Decisión y Compromiso Gerencial

2) Creación del Equipo de Implantación

3) Identificar aspectos a mejorar o completar (auditoría de diagnostico)

4) Establecer programas de acción según los requisitos ISO 9001: 2015

5) Revisión, Desarrollo e Implantación de los Procedimientos según los requerimientos de las normas ISO 9001:2015

6) Difusión e Implantación a Todo Nivel

7) Elaborar el Manual de Calidad

8) Establecer las auditorías Internas de la Calidad

9) Realizar Auditoría de precertificación

10) Contactar el ente Certificador

11) Auditoría por el ente Certificador

12) Obtención del Certificado

Luego de realizar estos pasos para la implementación y corregir los hallazgos encontrados en el proceso de auditoría por el ente certificador se procede a elaborar un plan para determinar las acciones y corregir el incumplimiento, para lograr un cierre eficaz. Asumiendo el seguimiento y evaluación para la mejora continua del SGC. Una vez obtenida la certificación de conformidad de los requisitos del SGC, se procede al mantenimiento del mismo, debido a que la entidad certificadora vigila, mediante evaluaciones periódicas, que las entidades certificadas continúan cumpliendo los requisitos de la Norma ISO. Si en algún momento se verifica que la organización no mantiene el Sistema de Gestión de la Calidad ISO 9001, puede retirar el certificado ISO de calidad hasta que se demuestre de nuevo el cumplimiento con los requisitos de la Norma. Por lo que es importante el seguimiento y mantenimiento del SGC, para garantizar la mejorará de la imagen de la organización, reducir costes debido a una mejor organización de sus recursos y una mejor optimización de sus procesos, aumentando la satisfacción de sus clientes.

Palabras Claves: Sistemas, ISO, Calidad, Mejora, Riesgo, Proceso, Certificación.