CONTEXTO ORGANIZACIONAL EN EL MODELO DE PLANIFICACION ESTRAEGICA EN LOS SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD
ORGANIZATIONAL CONTEXT IN THE STRATEGIC PLANNING MODEL IN THE QUALITY MANAGEMENT SYSTEM
Trino José Barreto Escalona1
Fundación CIEPE
trinoba@mail.com
RESUMEN
Al revisar la historia el contexto organizacional ha sido un término que ha venido evolucionando, las empresas se han venido transformando rápidamente, en la misma medida lo han hecho las teorías para el manejo administrativo de las mismas. Las teorías clásicas de las escuelas administrativas entre las que resaltan la de Frederick Taylor y Henry Fayol, que hacían énfasis en las empresas que trabajaban bajo el esquema de tiempos y movimientos, donde la racionalidad era fabricar productos por grandes cantidades, generando el mínimo de desperdicio, reducción de costos y productividad del trabajador. La preocupación de estas empresas era definir las funciones administrativas básicas como planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar al interior y no se entendía su función interrelacionada en los factores internos como externos.
Para los años 50 se desarrolla la teoría burocrática y estructuralista, donde se considera las recompensas y las sanciones aplicado al comportamiento de las personas. A partir de este momento ya se inician los estudios del entorno, con la escuela neoclásica se inicia el énfasis en los objetivos y entender la empresa subdivida en procesos, entradas, salidas y retroalimentación, el análisis organizacional es aún incipiente. La gestión de la calidad, viene a ser el resultado de los principios sobre calidad global, esbozados primeramente por Deming en la década de los cincuenta, pero aplicados en forma organizada en los últimos diez años. Está dirigida a enfatizar la importancia de la calidad orientando su aplicación a todas las acciones de la empresa.
En la década de los 70 surge la escuela humanística, en la cual le da mayor importancia a las personas, donde ya se consideran a los trabajadores como seres sociales que aportan a la organización, contemplando la empresa como un sistema cerrado. Ya en los 90, las empresas tienen cambios radicales enfocados a satisfacer las necesidades del consumidor con nuevas propuestas que hacen frente al contexto de la empresa tanto interno como externo.
La Internacional Standard Organization (ISO), es una organización mundial ubicada en Ginebra, Suiza, creada en 1948 conformada por 140 países, incluyendo a nuestro país. El objetivo de la Internacional Standard Asociation es definir los estándares en busca de un consenso en torno a la calidad de las actividades productivas, que abarcan el diseño de los procesos y la aplicación de normas con especificaciones técnicas.
Las empresas están en proceso de cambios constantes, como consecuencia de la adecuación a las exigencias normativas de un sistema de gestión de la calidad, desarrollado en los lineamientos de la Internacional Standard Organization (ISO). Específicamente la norma ISO 9001 se refiere a la gestión y aseguramiento de la calidad, a través de un sistema aplicable al diseño, desarrollo, fabricación, instalación y servicio posventa que se desarrolla en la empresa.
La gestión de la calidad, tiene como premisa la búsqueda intencionada de la responsabilidad de los directivos para la lograr la excelencia, a través del mejoramiento permanente de los procesos que están bajo su responsabilidad. Con esto se intenta provocar una revolución, a través de un cambio de la filosofía de gestión hacia tres direcciones: A) La planificación de la calidad en función de las necesidades del usuario, beneficiario o cliente. B) La observación estadística de los procesos que permitan verificar el control de calidad. Y C) La mejora de la calidad a partir del diseño de proyectos, que permitan enfrentar los problemas detectados.
El enfoque filosófico de la gestión de la calidad constituye el complemento estratégico que se le da a la empresa desde el alto nivel, con el cual se identifica el sistema de planificación que se tenga. Esto se hace con el objeto de construir la viabilidad de la organización, a través de una estructura que le permita adaptarse y responder a los cambios del ambiente interno y externo, para lograr la eficiencia producto de la integración de los subsistemas técnico, psicosocial y el administrativo.
Este enfoque de gestión de la calidad facilitará operacionalizar los programas de producción, a través del desarrollo coherente de las actividades que permitirá que se concrete el plan estratégico a través de la integración de los niveles estratégico, táctico y operativo con unidad de propósitos y compatibilidad de criterios técnicos, entre las instancias que participan en la gestión organizacional
A partir de la implementación de la estructura de alto nivel en los estándares ISO, dichos estándares hace referencia al Contexto de la organización. Este elemento fue adicionado para considerar esta actividad como un proceso, que permita determinar los factores internos y externos que impacten o influyan en el propósito de la organización, sus objetivos y/o sostenibilidad. Es de suma importancia conocer la organización y su entorno analizarlos para beneficio de la empresa y cumplimiento de los estándares de calidad ISO.
El contexto organizacional incluye la cultura organizacional, porque es la expresión palpable de la acción gerencial, la cual hay que tenerla como punto de partida en la buscan la excelencia, y es considerada como una ventaja comparativa de las empresas, ya que ofrece una precondición favorable para la adaptación al cambio y al mejoramiento continuo. La cultura ha resultado un factor clave, no solo para la gestión de recursos humanos, sino también para el avance de la tecnología.
El contexto organizacional nos indica las condiciones impulsoras y restrictivas que influyen en la organización de manera que podamos aprovecharlas o enfrentarlas, de modo que tengan el menor impacto negativo en la empresa y puedan afectar el logro de los objetivos planteados, pero además permite manejar las variables que afectan y manipularlas a favor de la organización. Con ellas podemos definir estrategias para la actuación de la empresa y establecer si se cuentan con los recursos a nivel interno para hacerle frente. Pero además permite identificar y fortalecer condiciones positivas que contribuyan a la organización, a construir escenarios que puedan influir en el desempeño de la empresa y monitorearlos permanentemente. El contexto organizacional debe evaluarse incluso antes de implementar un proyecto de inversión empresarial, para identificar si un proyecto es viable y no va a direccionar en futuro al fracaso.
Estos factores externos e interno del contexto organizacional con la norma ISO 9001:2015 se tiene en cuenta ya que pueden afectar a la empresa, a sus productos o servicios, inversiones, y otras acciones. Por tanto, para establecer un correcto enfoque basado en riesgos una organización debe ser capaz de localizar, entender y definir todos estos factores. A partir de ahí se pueden estimar los riesgos y oportunidades, continuando con el diseño e implementación de los procesos de calidad.
Se debe tener en cuenta todos los factores desde lo local hasta lo internacional. Estos tipos de factores suelen englobar varias ramas, así tenemos que entre los factores externos, están los relacionados con entornos legales, tecnológicos, de competitividad, de mercado, culturales, sociales, económicos, entre otros. Y entre los actores interno tenemos los valores, la cultura, el conocimiento y la forma de trabajar de la organización.
.La importancia que juega el contexto de la organización en la gestión de la calidad es que a partir de él se pueden fijar los objetivos de calidad a partir de sensaciones, de ideas, de oportunidades, pero lo que tiene que asegurar un sistema de gestión de la calidad es que se ha tenido la información adecuada y oportuna para tomar decisiones en base a hechos y no percepciones. Manejar adecuadamente el contexto organizacional, permite aplicar el principio de Sun Tzu que “Si conoces a los demás y te conoces a ti mismo, ni en cien batallas correrás peligro; si no conoces a los demás, pero te conoces a ti mismo, perderás una batalla y ganarás otra; si no conoces a los demás ni te conoces a ti mismo, correrás peligro en cada batalla”
Al referirnos a Sun Tzu, estamos involucrando la Planificación Estratégica y Gestión de la Calidad los cuales son dos enfoques interconectados que la actual gestión organizacional viene empleando para conducir sus actividades de manera integral. Así se definen claros objetivos en los cuales se establece metas y estrategias derivadas de un análisis FODA cuidadoso de fortalezas y debilidades internas y de las oportunidades y amenazas presentes en el entorno de la organización.
Tanto la planificación estratégica como la gestión de la calidad son de carácter integrativo, por ello, tienen variadas zonas de contacto. Desde un punto de vista conceptual, la gestión de la calidad es un subsistema del sistema de planificación estratégica y como tal, debe satisfacer los objetivos, metas y estrategias establecidos en la planificación a largo plazo de la corporación.
La relación que une a ambos sistemas ha sido reconocida en variados estudios y, hay referencia a una "Planificación Estratégica de la Calidad" como factor esencial de evaluación organizacional. El vínculo es ineludible, y la evidente relación que conecta al sistema de gestión de la calidad con la planificación estratégica, es notoria a pesar de la ausencia de vínculos formales que, bajo la forma de técnica o metodologías, conecten a ambos enfoques con los resultantes beneficios sinérgicos de la integración. La falta de herramientas de gestión dirigidas a satisfacer tal propósito justifica un examen más detenido con el fin de orientarlo a la búsqueda de nexos efectivos que beneficien la aplicación coordinada de ambos enfoques.
Visto de esta manera se puede decir que la gestión de la calidad no tiene sentido si no forma parte de la planificación estratégica de la organización, cabe decir, que no puede ser elementos aislados, inconexos, sino un todo integrado y de valor, que conecte el diseño y la realización de productos y servicios de calidad, con una planificación estratégica,
Tal integración se logra, de manera magistral, a lo largo de los diferentes requisitos establecidos en la Norma ISO 9001:2015, para el diseño e implementación de sistemas de gestión de calidad, le da potencia y amplitud de alcance a la Planificación estratégica y a la gestión de sistemas de calidad. Pero además, esta integración de la norma y planificación fundamentada en una estructura de alto nivel, que facilitará la integración con otros sistemas de gestión de calidad.
La planificación estratégica representa un componente fundamental para el desarrollo de la gestión de la calidad de una organización competitiva, ya que da una mirada integral y de largo plazo a su desempeño, marcar una ruta definida para alcanzar los objetivos y metas establecidos, y entregar una propuesta de valor que fortalezca la relación empresa-usuario.
Para que la gestión estratégica de calidad sea eficaz, es necesario que la organización diseñe e implemente un marco de actuación ordenado y concreto, de tal manera que los esfuerzos realizados para alcanzar los objetivos no se pierdan. Para esto, es necesario que dicha gestión haga parte de todo un sistema, una cadena de procesos interrelacionados y sinérgicos que dinamicen a la organización como un todo y le den vida.
Un sistema de gestión de la calidad conecta al contexto de la organización con su operación, la realización de los productos, la prestación de servicios y la satisfacción de las necesidades del usuario y de otras partes interesadas. Esta es la esencia de la integración de una planificación estratégica con un sistema de gestión de la calidad, como el que se encuentra planteado en la Norma Internacional ISO 9001:2015.
Palabras Clave: Sistema de Gestión de la Calidad, Planificación Estratégica, Norma ISO 901:2015
